Koosolekud tööl on vältimatud: need aitavad mõtteid vahetada, otsuseid teha ja juhtidel on koosolekute abil kergem meeskonda koordineerida. Samas võivad koosolekud olla ka väsitavad ja kesta liiga kaua.

Füsioterapeut ja SEB Life and Pension Baltic töötaja kogemuse juht Jaanika Reinmann selgitab teaduskirjanduse põhjal, kuidas mõjutavad koosolekud meie heaolu.

Liiga väsinud järjekordseks videokoosolekuks?

2023. aastal uurisid Queiroz ja tema meeskond Zoomi väsimuse fenomeni ja tegid mõned üllatavad järeldused. Kuigi võiks eeldada, et sagedane virtuaalne suhtlus tugevdab sotsiaalseid sidemeid, siis uuring näitas vastupidist: liigne ekraaniaeg kulutab meie energiat, samuti väheneb seetõttu meie võime inimestega sisuliselt ja konstruktiivselt infot vahetada.

Kuigi võiks eeldada, et sagedane virtuaalne suhtlus tugevdab sotsiaalseid sidemeid, siis uuring näitas vastupidist: liigne ekraaniaeg kulutab meie energiat, samuti väheneb seetõttu meie võime inimestega sisuliselt ja konstruktiivselt infot vahetada.

Lisaks tegid Fauville ja tema kolleegid oma uuringus veel mitmeid tähelepanekuid. Näiteks leidsid nad, et naised kogevad Zoomi väsimust sagedamini kui mehed. Selle peamiseks põhjuseks on pidev „iseenda vaatamine“ – enda ekraanil nägemine, mis suurendab küll eneseteadlikkust, kuid viib aja jooksul emotsionaalse kurnatuseni.  Veel tõid samad teadlased välja Zoomi kõnede puhul ebaloomuliku intensiivse silmside kogemuse, mis annab küll virtuaalseid sotsiaalse läheduse signaale, kuid põhjustab ka ebamugavust ja emotsionaalset segadust. Võib koguni tekkida ka nn hypereye-efekt – tunne, et sind jälgib korraga mitu inimest, mis potentsiaalselt suurendab stressitaset. Lõpuks kaasnevad virtuaalsete koosolekutega ka piiratud võimalused füüsiliseks liikumiseks, mis on kehale ebamugavad ja tekitavad väsimust.

Iga koosolek peaks sobima nagu hästi istuv ülikond

See tähendab, mida rohkem koosolekutel töötajad osalevad, seda väsinumad nad on ning seda koormavamana tajuvad nad oma tööpäeva. Sageli koosolekud võtavad aega põhikohustustelt ja tekitavad stressi. Samal ajal märkisid mitmed teadlased, et lühikesed ja eesmärgipärased arutelud on vähem kurnavad ning koosolekute arv mõjutab tõesti meie igapäevast heaolu.

Samal ajal märkisid mitmed teadlased, et lühikesed ja eesmärgipärased arutelud on vähem kurnavad ning koosolekute arv mõjutab tõesti meie igapäevast heaolu.

Rogelberg, Leach, Warr ja Burnfield rõhutasid, et tihe koosolekute graafik ei ole automaatselt halb töötajatele. Kui töö nõuab tihedat koostööd, võivad sagedased koosolekud aidata – koordineerida tegevusi ja vähendada ebakindlust. Kuid inimesed, kes töötavad rohkem iseseisvalt, kogevad tihedaid koosolekuid sageli katkestustena, mis suurendab väsimust. Lühidalt – oluline on nii koosolekute arv kui ka kvaliteet: selged, eesmärgipärased ja hästi juhitud arutelud võivad tõsta töörahulolu.

Allen, Lehmann-Willenbrock ja Sands märkisid lisaks, et hästi korraldatud koosolekud, kus kõigil on võimalus kaasa rääkida ning õhkkond on konstruktiivne, tõstavad töötajate motivatsiooni ja enesekindlust. Tegelikult võib üks hästi juhitud koosolek toimida väikese psühholoogilise tõukena – tugevdades meeskonnatunnet, parandades töövoogu ja muutes päeva meeldivamaks.

Tegelikult võib üks hästi juhitud koosolek toimida väikese psühholoogilise tõukena – tugevdades meeskonnatunnet, parandades töövoogu ja muutes päeva meeldivamaks.

Kuidas teha koosolekud vähem kurnavaks ja rohkem inspireerivamaks?

• Vähem on rohkem. Osale ainult neil koosolekutel, mis on tõeliselt vajalikud. Paljusid teateid või otsuseid saab edastada lühikese memo või e-kirjaga.
• Anna koosolekule selge eesmärk. Koosolekud, millel on kindel päevakord ja ajapiirang, kulgevad sujuvamalt ja vähendavad stressi.
• Kohanda koosolekute stiil töö iseloomule. Koostööd nõudvad ülesanded vajavad sagedasemaid kohtumisi, iseseisev töö vajab rohkem rahu ja vähem katkestusi.
• Julgusta tõelist dialoogi. Kui osalejad saavad aktiivselt kaasa rääkida positiivses õhkkonnas, kasvavad kaasatus ja motivatsioon loomulikult.
• Eelista kvaliteeti kvantiteedile. Mõned hästi struktureeritud ja eesmärgipärased koosolekud võivad olla tõhusamad ja energiat andvamad kui tihe koosolekute kalender.
• Tee ruumi heaolule. Hoia koosolekud lühikesed, interaktiivsed ning paku võimalusel liikumispausid, eriti virtuaalsetel kohtumistel, kus väsimus tekib kiiremini.

„Seega järgmine kord, kui vaatad oma kalendrit ja mõtled: „Veel üks koosolek?“, võta hetk ja mõtle ümber. Koosolek ei pea olema stressiallikas – kui see on korraldatud õigesti, võib see olla väike energialaeng ja ideede allikas,“ ütleb füsioterapeut ja SEB Life and Pension Baltic töötaja kogemuse juht Jaanika Reinmann.