Tartu Tudengipäevade sügisfestival tõi kokku umbes 7000 osalejat ja hõlmas 81 erinevat üritust, sealhulgas kaks uut sündmust. Korraldajate töö algas juba suvel ning hõlmas mitmekülgset meeskonnatööd ja koostööd partneritega, kelle toel suudeti lahendada ka ootamatuid olukordi, näiteks ürituse asukoha kiire muutmine ilmastiku tõttu. Festivalil kasutati esmakordselt tehnoloogilisi lahendusi, nagu videokohtuniku süsteem Samsungi telefonide abil, mis aitasid otsuseid täpsemalt kontrollida. Pärast festivali toimub põhjalik tagasiside analüüs, et tulevikus korraldust veelgi parandada.
See kokkuvõte on loodud tehisaru abil. Tulemuses võib esineda ebatäpsusi, seetõttu soovitame lugeda ka täismahus artiklit. Tagasiside: info@goodnews.ee.
7000 osalejat, 81 kaaskorraldajate üritust ja lugematu arv korraldustööle kulunud tunde – just selline nägi välja tänavune Tartu Tudengipäevade sügisfestival. Kui tudengite jaoks tähendab festival nädalat täis melu ja meeldejäävaid elamusi, siis korraldajatele on see mitme kuu pikkuse töö kulminatsioon, kus tuleb valmis olla nii ootamatuteks ilmamuutusteks kui ka kiireteks otsusteks. Vahel tähendab see isegi seda, et unetunde tuleb koguda seal, kus parasjagu võimalik.
Tartu Tudengipäevad on üks ülikoolilinna oodatumaid traditsioone, mis toob igal sügisel kokku tuhandeid tudengeid. Tänavu toimus festivali raames 81 kaaskorraldajate üritust, mida oli 15 võrra rohkem kui möödunud sügisel. Programmi lisandusid ka kaks uut sündmust – „Tag Championship“ ja „Hommikureiv“.
Tartu Tudengipäevad on üks ülikoolilinna oodatumaid traditsioone, mis toob igal sügisel kokku tuhandeid tudengeid.
Nädalapikkuse festivali taga peitub aga märksa pikem ettevalmistusprotsess. Erinevalt kevadfestivalist jääb sügiseste Tudengipäevade korraldamiseks vähem aega, sest ettevalmistused algavad juba juulis, mil paljud koostööpartnerid ja tiimiliikmed puhkavad. Festivalitiimi kuulub hulk eri valdkondade eest vastutavaid inimesi, alates logistika- ja meediatiimist kuni väliste koostööpartnerite ja sponsoriteni.
Foto: Freepik
Ilmataat ei pruugi alati helde olla
Üks suurimaid väljakutseid vabaõhuürituste korraldamisel on ettearvamatu ilm, mis võib sundida plaane muutma isegi sündmuse toimumispäeval. Tänavusel sügisfestivalil tuli korraldajatel viimasel hetkel leida uus asukoht esmakordselt toimunud „Tag Championshipile“.
„Algselt pidi üritus toimuma Pirogovi pargis, kuid me ei tahtnud osalejate turvalisusega riskida. Tagil oli palju takistusi, mis oleksid vihmaga märjaks muutudes võinud osalejatele ohtlikuks osutuda. Lõpliku otsuse tegime küll sama päeva hommikul, kuid olime juba päev varem ühendust võtnud Eesti Rahva Muuseumiga, kes tuli meile lahkelt vastu ja lubas ürituse oma katuse all korraldada,“ rääkis Tartu Tudengipäevade sponsorijuht Hanna Maria Lepp.
Tema sõnul mängib ootamatute olukordade lahendamisel olulist rolli vastastikune usaldus, mis on kujunenud varasemate heade koostöökogemuste põhjal. Kui ürituse asukohta tuleb muuta vaid loetud tundidega, on usaldusväärsete partnerite olemasolu hindamatu väärtusega.
Kui ürituse asukohta tuleb muuta vaid loetud tundidega, on usaldusväärsete partnerite olemasolu hindamatu väärtusega.
Kuigi festival on praeguseks läbi, ei tähenda see korraldajate jaoks töö lõppu. Igale festivalile järgneb põhjalik analüüs, et järgmisel korral veelgi paremini õnnestuda.
„Meil toimuvad suured tagasisidekoosolekud, kus analüüsime hoolikalt nii ürituste kui ka korraldusprotsessi õnnestumisi ja kitsaskohti. Arutame kõike, alates suurematest apsakatest, näiteks tehnilistest probleemidest, kuni kõige väiksemate detailideni,“ selgitas Lepp.
Tema sõnul on festival aastatega üha suuremaks kasvanud ning koos sellega on tõusnud ka ootused korraldajatele. Seetõttu soovib meeskond igal aastal pakkuda nii tudengitele kui ka iseendale üha meeldejäävamaid elamusi.
Kui kohtunikutöö tekitab küsimusi, tuleb appi tehnoloogia
Suure festivali korraldamine ei ole ühe inimese töö ning iga toetav koostööpartner aitab kaasa terviku õnnestumisele. Lisaks korralduslikule abile on sponsoritel oluline roll ka osalejate tunnustamisel ja auhindade pakkumisel. Tänavu aitas Samsung muuta ühe festivali uue ürituse korraldust ka tehnoloogiliselt täpsemaks.
„Koostööpartneritel on oluline roll ka festivalil osalejate tunnustamisel ja auhindade pakkumise Nädala viimasel üritusel „Rajalt maha“ võitsid esikohtadele tulnud osalejad Samsung Galaxy Watch9 nutikellad, mis olid ühtlasi festivali kõige väärtuslikumad auhinnad. Meie eesmärk on igal aastal auhindade taset tõsta ja Samsung aitas meil seda saavutada,“ rääkis Lepp.
Foto: Freepik
Lisaks auhindadele said Samsungi telefonid tänavusel festivalil hoopis teistsuguse ülesande – neid kasutati „Tag Championshipil“ VAR-i ehk videokohtuniku süsteemina. Korraldajate jaoks oli tegemist esmakordse katsetusega, mis osutus edukaks.
„Kinnitasime Samsungi telefonid statiividele ning filmisime iga vooru. Kui keegi kohtuniku otsusega ei nõustunud, saime videosalvestise üle vaadata ja kontrollida, kas otsus oli õige. See oli meie jaoks uus lahendus, mis töötas väga hästi,“ selgitas Lepp.
Kuigi tehnoloogia ei ole seni ürituste läbiviimisel väga suurt rolli mänginud, on korraldajad hakanud järjest enam katsetama lahendusi, mis aitavad tööd lihtsustada. Näiteks on viimastel aastatel kasutusele võetud tahvelarvutid, mis võimaldavad kommentaatoritel paberkandjal märkmete asemel vajalikku infot digitaalselt jälgida.
Kuigi tehnoloogia ei ole seni ürituste läbiviimisel väga suurt rolli mänginud, on korraldajad hakanud järjest enam katsetama lahendusi, mis aitavad tööd lihtsustada.
Festivalikorraldaja õpib magama igal pool
Tuhandetele osalejatele mõeldud festivali korraldamine ülikooliõpingute kõrvalt nõuab head ajaplaneerimist ja valmisolekut ootamatusteks. Lepa sõnul on oluline tegevusi aegsasti planeerida ning võimalikult palju ette ära teha, vajadusel isegi kaks nädalat varem.
Ent hoolimata põhjalikust ettevalmistusest on festivalinädal korraldajate jaoks intensiivne ning pikad tööpäevad kuuluvad asja juurde.
„Tiimisiseselt teeme nalja, et Kultuuriklubiga liitudes hakkad oskama igal pool magada ja see on täiesti õige! Festivali jooksul tuleb unetunde koguda seal, kus vähegi võimalik. Nii ei ole üldse üllatav, kui näed mõnda tiimiliiget kott-toolis või ürituse tagaruumi põrandal magamas. Töö ajaks ärkame aga alati üles!“ rääkis Lepp muiates.
Just sellised hetked näitavad, kui palju pühendumist peitub ühe suure tudengifestivali taga. Kuigi külastajate jaoks kestab melu vaid nädala, tähendab see korraldusmeeskonnale kuudepikkust planeerimist, kiiret probleemilahendust ja tihedat koostööd.
Õnneks pakub tänapäevane tehnoloogia üha rohkem võimalusi nii õpingute kui ka korraldustöö lihtsustamiseks. Näiteks saab tehisintellekti abil korrastada mahukat infot, leida tõhusamaid viise õppematerjalide omandamiseks ning kiirendada igapäevaseid ajakulukaid ülesandeid. Nii jääb rohkem aega keskenduda sellele, mis on päriselt oluline – olgu selleks õpingud, festivalikorraldus või tudengielu nautimine.
